Die Perspektive-Kopfzeile

Die Objekte, die Sie in der Gliederung sehen, sind von der angezeigten Perspektive abhängig. Sie können das Angezeigte mit der Vorausschau auf nur die Dinge einschränken, die Sie kurzfristig erledigen möchten. Mit Tags haben Sie die Möglichkeit, Dinge kontextbezogen anzugehen. Es ist auch möglich, einen umfassenden Überblick über die anstehende Arbeit in mehreren Projekten zu erhalten.

Der Name der aktuellen Perspektive wird am oberen Rand der Gliederung zusammen mit der Anzahl der derzeit sichtbaren Objekte angezeigt.

Der Aufbau einer Zeile

Die OmniFocus-Gliederung besteht aus Zeilen, die Objekte (Aufgaben, die Sie mit OmniFocus erfassen) oder andere Teile Ihrer Organisationsstruktur wie Ordner oder Tags darstellen.

In Zeilen werden alle Arten von Informationen über ein Objekt angezeigt, beispielsweise das zugehörige Projekt, alle relevanten Tags, Fälligkeitsdaten, und der Abschlussstatus in Form von Statuskreisen.

Zeilen in der Gliederung verwenden standardmäßig die Layoutoption Spalten zur Darstellung von Daten.

In der Abbildung unten wird eine Aufschlüsselung eines Objekts im Eingang, die viele zusätzliche Informationen zur vorliegenden Aufgabe enthält, gezeigt. Es wird die Standarddarstellung „Spalten“ verwendet.

1. Statuskreis: Eine visuelle Darstellung des Abschlussstatus des Objekts zusammen mit anderen wichtigen Attributen. Klicken Sie auf den Statuskreis eines aktiven Objekts, um es als abgeschlossen zu markieren.

2. Titel: Der Titel des Objekts. Schwarzer Titeltext gibt normalerweise an, dass das Objekt ausgeführt werden kann. Objekte, die abgeschlossen, blockiert, angehalten oder Gruppen übergeordnet sind, haben stattdessen grauen Titeltext (es sei denn, sie sind bald fällig oder überfällig).

3. Projekt: Wenn dem Objekt ein Projekt zugewiesen ist, wird dessen Speicherort in der Projekthierarchie hier angezeigt. Weil dies ein Eingangobjekt ist (und Eingangobjekte mit Projekten werden normalerweise aufgeräumt), wird dieses Objekt ohne Projekt aufgelistet.

4. Tags: Tags, die dem Objekt zugewiesen sind, werden hier angezeigt. Ein Objekt kann beliebig viele Tags haben. Wenn mehr Tags als Platz in der Zeile vorhanden sind, werden weitere Tags durch Auslassungspunkte angegeben.

5. Daten: Wenn dem Objekt ein Fälligkeits- oder Zurückstellungsdatum zugewiesen wurde, wird es hier angezeigt, falls relevant (sobald ein Zurückstellungsdatum überschritten wurde, wird es nicht mehr angezeigt).

6. Notizen und Anhänge, Markierung: Diese Symbole geben an, ob das Objekt Notizen oder Anhänge umfasst (das Symbol  ist ausgefüllt, wenn eine Notiz oder ein Anhang vorhanden ist) und ob das Objekt markiert ist.

Projekt-, Ordner- und Tag-Zeilen

Zusätzlich zu den üblichen Attributen von Eingangobjekten können Zeilen für Projekte, Ordner und Tags viele weitere nützliche Informationen enthalten.

1. Zeilentypsymbol: Neben Projekten, Ordnern und Tags werden Symbole angezeigt, um Sie an Ihre aktuelle Perspektive und die Beziehung der Zeile zu denen in der Nähe zu erinnern. Projekte werden weiter nach Typ aufgeschlüsselt: „Sequenziell“, „Parallel“ und „Einzelne Aktionen“.

2. Dreiecksymbol: Klicken Sie darauf, um den Ordner, das Projekt oder das Tag zu reduzieren oder zu erweitern, um die Inhalte aus- oder einzublenden.

3. Zeilenstatus: Projekte und Tags mit einem Status, der nicht „Aktiv“ ist, werden hier angezeigt. Zusätzlich zu „Aktiv“ (ohne Symbol) können Projekte den Status „Angehalten“, „Abgeschlossen“ oder „Aufgegeben“ haben. Bei Tags ist „Aktiv“, „Angehalten“ oder „Aufgegeben“ möglich.

4. Objektanzahl: Die Gesamtanzahl von Objekten im Projekt oder Tag.

5. Fälligkeitszusammenfassung: Wenn in der Zeile genug Platz vorhanden ist, wird hier eine Aufschlüsselung der Fälligkeitsstatus („bald fällig“ oder „überfällig“) der Objekte im Projekt, Ordner oder Tag angezeigt.

6. Notizen und Anhänge, Markierung: Diese Symbole geben an, ob dem Projekt selbst Notizen oder Anhänge zugeordnet sind (im Gegensatz zu den darin enthaltenen Objekten) und ob das Projekt markiert ist. Notizen, Anhänge und der Status „Markiert“ können Ordnern oder Tags nicht zugewiesen werden.

Statuskreise

Der Statuskreis  eines Objekts wird abgehakt, wenn es fertig ist. Klicken Sie auf den Kreis, um das Objekt als abgeschlossen  zu markieren; klicken Sie bei gedrückter Wahltaste, um das Objekt stattdessen aufzugeben .

Statuskreise übermitteln auch wichtige Informationen über ein Objekt: Objekte können bald fällig  (gelb), „überfällig“  (rot) oder markiert  (orange) sein. Wiederkehrende Objekte können an den Auslassungspunkten  in der Mitte erkannt werden.

Bei einem Objekt mit mehr als einem Status nimmt der Kreis mehrere Farben gleichzeitig an, um jedes relevante Attribut mitzuteilen.

Aufräumen

Wenn Sie ein Objekt durch Klicken auf seinen Statuskreis  als abgeschlossen markieren, verschwindet das Objekt möglicherweise nicht sofort aus der Gliederung. Wenn Sie Objekte so eingerichtet haben, dass sie beim Wechseln der Perspektiven aufgeräumt werden, bleiben sie, bis Sie zu einem anderen Ort navigieren oder manuell aufräumen. Hierzu können Sie auf „Aufräumen“ in der Symbolleiste klicken oder Organisieren > Aufräumen (Befehl-K) wählen.

Wenn ein abgeschlossenes Objekt sogar nach dem Aufräumen der aktuellen Ansicht nicht verschwunden ist, überprüfen Sie die Darstellungsoptionen für die Perspektive. Es ist möglich, dass Alle für die Ansicht festgelegt wurde. Legen Sie hier Übrig oder Verfügbar fest, um diese abgeschlossenen Objekte auszublenden.

Wenn Sie den Status einer Aktion in einen ändern, der sie aus den aktuellen Darstellungseinstellungen ausblenden würde (beispielsweise durch Markieren eines Objekts als Abgeschlossen in einer Perspektive, für die die Darstellungsoption Verfügbar festgelegt ist), und später das Projekt oder Tag löschen, das sie enthält, werden Sie von OmniFocus gewarnt, dass Sie möglicherweise im Begriff sind, etwas unbeabsichtigt zu löschen. Um diese ausgeblendeten Objekte anzuzeigen, ändern Sie die Darstellungsoptionen der aktuellen Perspektive in Alle.

Gruppieren von Objekten

Mit Gruppen können verschachtelte Listen von Objekten in der Gliederung erstellt werden: entweder Gruppen von Objekten im Eingang oder Aktionsgruppen in einem Projekt (manchmal auch Unterprojekte genannt).

Wenn Sie eine Aktionsgruppe erstellen, erstellen Sie eine hierarchische Übergeordnet-untergeordnet-Beziehung zwischen einer Aktion und den darin enthaltenen Aktionen. Wenn das gewünschte übergeordnete Objekt und die untergeordneten Objekte Aktionen sind, die bereits vorhanden sind, kann dies durch Auswählen der zukünftigen untergeordneten Aktionen und Durchführen einer der folgenden Vorgehensweisen erledigt werden:

• Bewegen der untergeordneten Aktionen auf die übergeordnete Aktion, sodass diese ausgewählt ist und eine eingerückte vertikale Einfügelinie unterhalb angezeigt wird, und anschließendes Ablegen oder

• Positionieren der untergeordneten Aktionen in der Gliederung direkt unterhalb der vorgesehenen übergeordneten Aktion und Wählen von Organisieren > Einrücken (Befehl-]).

Wenn entweder die übergeordnete Aktion der Gruppe oder deren untergeordneten Aktionen noch erstellt werden müssen, gibt es zwei weitere Möglichkeiten, Gruppen zu erstellen.

So erstellen Sie eine Gruppe von einer vorhandenen Aktion, die als übergeordnete Aktion vorgesehen ist:

• Erstellen Sie untergeordnete Aktionen von Grund auf, indem Sie die vorgesehene übergeordnete Aktion auswählen und dann Organisieren > Neues untergeordnetes Objekt (Umschalt-Befehl-]) wählen. Es wird eine neue Aktion erstellt, der die ausgewählte Aktion übergeordnet ist.

So erstellen Sie eine Gruppe von vorhandenen Aktionen ohne vorhandene übergeordnete Aktion:

• Wählen Sie die Objekte aus, die Sie gruppieren möchten, und wählen Sie Organisieren > Gruppieren (Umschalt-Befehl-G). Es wird eine neue unbenannte Aktion erstellt, um die Gruppe darzustellen. Außerdem werden die ausgewählten Objekte eingerückt, d. h., sie sind dieser Gruppe jetzt untergeordnet.

Nachdem Sie eine Gruppe erstellt haben, können Sie im Informationsfenster ihren Typ ändern und bestimmen, ob die Gruppe automatisch abgeschlossen wird, wenn die letzte Aktion in ihr als abgeschlossen markiert ist.

Gruppieren von Projekten mit Ordnern

Zusätzlich zur Gruppierung von Aktionsobjekten innerhalb anderer Objekte können Sie bei Verwendung der Perspektive „Projekte“ verwandte Projekte über Ordner zusammenfassen.

So erstellen Sie einen Projektordner:

1. Wählen Sie in der Seitenleiste mindestens zwei Projekte aus.

2. Wählen Sie Organisieren > Gruppieren (Wahl-Befehl-G). Hierdurch werden die ausgewählten Projekte in einen neu erstellten Ordner bewegt.

3. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, um den Text Neuer Ordner zu ersetzen.

4. Drücken Sie den Zeilenschalter, um den neuen Ordnernamen zu übernehmen.

Wahlweise können Sie, während Sie in der Perspektive „Projekte“ sind, unterhalb der Seitenleiste Neuer Ordner im Menü Plus wählen. Sie können auch Ablage > Neuer Ordner wählen.

Layoutoptionen

Das Gesamtbild der Objekte in der Gliederung wird durch Ihre „Layout“-Einstellungen bestimmt.

Die grundlegende Entscheidung besteht darin, zwischen zwei Layouttypen auszuwählen:

• Dem Layout Spalten, bei dem der Titel neben den Objektdetails Ihrer Wahl auf einer Zeile angezeigt wird. Das ist die Standardeinstellung.

• Dem Layout Fließend, bei dem der Titel die Breite der Gliederung erweitert und die Details unterhalb des Titels aufgeführt werden.

Das Standardlayout umfasst Spalten für das Projekt, die Tags, das Fälligkeitsdatum, das Notizsymbol und das Markierungssymbol des Objekts neben dem Titel. Änderungen, die Sie an den „Layout“-Einstellungen vornehmen, wirken sich auf die Gliederungsansicht in der gesamten App aus.

Wenn Sie Änderungen vornehmen und später entscheiden, dass Sie das ursprüngliche Standardlayout bevorzugen, können Sie zu diesem Layout zurückkehren, indem Sie auf Zurücksetzen klicken.

Um das Erscheinungsbild der Objekte in der Gliederung weiter anzupassen, können Sie das Untermenü Darstellung > Vollständigen Objekttitel anzeigen verwenden, um auszuwählen, ob die Objekttitel auf eine einzige Zeile gekürzt werden, wenn sie nicht ausgewählt sind, oder ob sie sich bei Bedarf immer auf mehrere Zeilen erstrecken.

Layouts eigener Perspektiven 

In OmniFocus Pro können Sie mit den Darstellungsoptionen jeder Perspektive das Gliederungslayout für bestimmte Perspektiven an Ihre Anforderungen anpassen.

Wählen Sie bei den Darstellungsoptionen einer einzelnen Perspektive ein anderes Layout als Einstellungen verwenden, um die Standardeinstellung für diese Perspektive zu überschreiben, entweder mit dem Layout „Fließend“ oder mehreren Spalten, die Sie auswählen.